ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ 1)
z dnia 29 stycznia 2013 r.
w sprawie naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej
Na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
(Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania naleŜności
przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce
sfery budŜetowej, z tytułu podróŜy słuŜbowej:
1) na obszarze kraju, zwanej dalej „podróŜą krajową”;
2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróŜą zagraniczną”.
§ 2. Z tytułu podróŜy krajowej oraz podróŜy zagranicznej, odbywanej w terminie
i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych
przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
____________________________
1) Minister Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2
pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu
działania Ministra Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. Nr 248, poz. 1485).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1998 r. Nr 106, poz. 668
i Nr 113, poz. 717, z 1999 r. Nr 99, poz. 1152, z 2000 r. Nr 19, poz. 239, Nr 43, poz. 489, Nr 107, poz. 1127
i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 11, poz. 84, Nr 28, poz. 301, Nr 52, poz. 538, Nr 99, poz. 1075,
Nr 111, poz. 1194, Nr 123, poz. 1354, Nr 128, poz. 1405 i Nr 154, poz. 1805, z 2002 r. Nr 74, poz. 676,
Nr 135, poz. 1146, Nr 196, poz. 1660, Nr 199, poz. 1673 i Nr 200, poz. 1679, z 2003 r. Nr 166, poz. 1608
i Nr 213, poz. 2081, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 99, poz. 1001, Nr 120, poz. 1252 i Nr 240, poz. 2407,
z 2005 r. Nr 10, poz. 71, Nr 68, poz. 610, Nr 86, poz. 732 i Nr 167, poz. 1398, z 2006 r. Nr 104, poz. 708
i 711, Nr 133, poz. 935, Nr 217, poz. 1587 i Nr 221, poz. 1615, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, Nr 89, poz. 589,
Nr 176, poz. 1239, Nr 181, poz. 1288 i Nr 225, poz. 1672, z 2008 r. Nr 93, poz. 586, Nr 116, poz. 740,
Nr 223, poz. 1460 i Nr 237, poz. 1654, z 2009 r. Nr 6, poz. 33, Nr 56, poz. 458, Nr 58, poz. 485, Nr 98,
poz. 817, Nr 99, poz. 825, Nr 115, poz. 958, Nr 157, poz. 1241 i Nr 219, poz. 1704, z 2010 r. Nr 105,
poz. 655, Nr 135, poz. 912, Nr 182, poz. 1228, Nr 224, poz. 1459, Nr 249, poz. 1655 i Nr 254, poz. 1700,
z 2011 r. Nr 36, poz. 181, Nr 63, poz. 322, Nr 80, poz. 432, Nr 144, poz. 855, Nr 149, poz. 887
i Nr 232, poz. 1378 oraz z 2012 r. poz. 908 i 1110. .
§ 3. 1. Środek transportu właściwy do odbycia podróŜy krajowej lub podróŜy
zagranicznej, a takŜe jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej
biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi
z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez
pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga
przysługuje.
3. Na wniosek pracownika pracodawca moŜe wyrazić zgodę na przejazd w podróŜy
krajowej lub podróŜy zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem
niebędącym własnością pracodawcy.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów
przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden
kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie moŜe być wyŜsza niŜ określona
w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r.
o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265).
§ 4. 1. Pracownikowi, który w czasie podróŜy krajowej lub podróŜy zagranicznej poniósł
inne niezbędne wydatki związane z tą podróŜą, określone lub uznane przez pracodawcę,
zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaŜ, przejazd drogami
płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne
niezbędne wydatki wiąŜące się bezpośrednio z odbywaniem podróŜy krajowej lub podróŜy
zagranicznej.
§ 5. 1. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróŜy krajowej lub podróŜy
zagranicznej nie później niŜ w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróŜy.
2. Do rozliczenia kosztów podróŜy, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza
dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne
wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. JeŜeli przedstawienie
dokumentu nie jest moŜliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku
i przyczynach braku jego udokumentowania.
3. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie
o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów
podróŜy lub ich wysokość.
Rozdział 2
PodróŜ krajowa
§ 6. 1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy krajowej określa pracodawca.
2. Pracodawca moŜe uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróŜy
krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
§ 7. 1. Dieta w czasie podróŜy krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych
kosztów wyŜywienia i wynosi 30 zł za dobę podróŜy.
2. NaleŜność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróŜy krajowej (wyjazdu)
do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania słuŜbowego w następujący sposób:
1) jeŜeli podróŜ trwa nie dłuŜej niŜ dobę i wynosi:
a) mniej niŜ 8 godzin - dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeŜeli podróŜ trwa dłuŜej niŜ dobę, za kaŜdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
3. Dieta nie przysługuje:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz
w przypadkach, o których mowa w § 10;
2) jeŜeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyŜywienie.
4. Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego
wyŜywienia, przyjmując, Ŝe kaŜdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie - 25% diety;
2) obiad - 50% diety;
3) kolacja - 25% diety.
5. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej,
w ramach której zapewniono wyŜywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.
§ 8. 1. Za nocleg podczas podróŜy krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie
pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie
wyŜszej za jedną dobę hotelową niŜ dwudziestokrotność stawki diety.
2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca moŜe wyrazić zgodę na zwrot kosztów
noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa
w ust. 1.
3. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłoŜył
rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za kaŜdy nocleg w wysokości 150%
diety.
4. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeŜeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy
godzinami 21 i 7.
5. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a takŜe
jeŜeli pracodawca uzna, Ŝe pracownik ma moŜliwość codziennego powrotu do miejscowości
stałego lub czasowego pobytu.
§ 9. 1. Za kaŜdą rozpoczętą dobę pobytu w podróŜy krajowej pracownikowi przysługuje
ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości
20% diety.
2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeŜeli pracownik nie ponosi
kosztów dojazdów.
3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeŜeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę
na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
§ 10. Pracownikowi przebywającemu w podróŜy krajowej trwającej co najmniej 10 dni
przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu
określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
§ 11. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty
podróŜy krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Rozdział 3
PodróŜ zagraniczna
§ 12. Czas podróŜy zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami
komunikacji:
1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej
przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju
do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili
wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
§ 13. 1. Dieta w czasie podróŜy zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów
wyŜywienia i inne drobne wydatki.
2. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróŜy
zagranicznej. W przypadku podróŜy zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw
pracodawca moŜe ustalić więcej niŜ jedno państwo docelowe.
3. NaleŜność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za kaŜdą dobę podróŜy zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróŜy zagraniczne